Trích xuất danh sách file trên Google Drive vào Google Sheets

Không biết mọi người có hay quản lý dữ liệu trên Google Drive không? Mình thì có rất nhiều dữ liệu trên Google Drive, bởi tài khoản Google Drive của mình là Unlimited nên dữ liệu tích luỹ nhiều năm đến vài Tb. Vì vậy đôi khi mình rất cần trích lọc danh sách các tập tin mà mình có trên Google Drive để phục vụ cho các công việc riêng của bản thân. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách trích xuất danh sách file của một thư mục nào đó trên Google Drive vào Google Sheets, để từ đó bạn có thể lưu lại thành file Excel phục vụ cho công việc của bạn.

Các bước thực hiện

Để thực hiện công việc này, bạn sẽ cần phải sử dụng Google Apps Script. Các bước thực hiện tuần tự như sau:

Bước 1: Bạn hãy vào Google Sheets và tạo một spreadsheet mới.

Bước 2: Nhìn lên thanh toolbar và chọn Tools ➜ Script editor

Lúc này sẽ có một cửa sổ mới được mở ra cho bạn. Đây chính là màn hình để bạn có thể viết và thực thi Google Apps Script, giao diện như thế này:

Bước 3: Bây giờ, bạn hãy copy đoạn code bên dưới và paste vào khung soạn thảo ở trên.

// thay ten-thu-muc trong đoạn code bên dưới thành tên của folder mà bạn muốn trích xuất file
function listFolderContents() {
  var foldername = 'ten-thu-muc';
  var folderlisting = 'danh sach file cua thu muc ' + foldername;
  
  var folders = DriveApp.getFoldersByName(foldername)
  var folder = folders.next();
  var contents = folder.getFiles();
  
  var ss = SpreadsheetApp.create(folderlisting);
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  sheet.appendRow( ['name', 'link'] );
  
  var file;
  var name;
  var link;
  var row;
  while(contents.hasNext()) {
    file = contents.next();
    name = file.getName();
    link = file.getUrl();
    sheet.appendRow( [name, link] );     
  }  
};

➤ Lưu ý: bạn cần phải chỉ định tên của thư mục mà bạn muốn liệt kê danh sách file ở biến foldername trong đoạn code trên.

Bước 4: Tới đây bạn hãy Save lại đã nhé.

Bước 5: Bây giờ, bạn hãy chạy đoạn code ở trên bằng cách click vào biểu tượng tam giác như hình dưới.

Lúc này bạn sẽ cần phải xác nhận quyền truy cập tới thư mục mà bạn muốn thích xuất danh sách file với tài khoản Google Drive quản lý thư mục.

Bước 6: Đến đây thì có thể xem là hoàn tất rồi, bạn chỉ cần chờ một tẹo (tuỳ số lượng file) là sẽ có ngay một danh sách các tập tin được trích xuất ra Google Sheets.

BỔ XUNG: Trong trường hợp folder mà bạn muốn trích xuất có các folder con bên trong thì bạn có thể thay thế đoạn code sau để lấy danh sách các file của cả folder con (1 cấp).

function listFolderContents() {
  var foldername = 'ten-thu-muc';
  var folderlisting = 'danh sach file cua thu muc ' + foldername;
  
  var folders = DriveApp.getFoldersByName(foldername)
  var folder = folders.next();
  var childFolders = folder.getFolders();
  
  var ss = SpreadsheetApp.create(folderlisting);
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  sheet.appendRow( ['name', 'link'] );
  
  while (childFolders.hasNext())
  {
    var childFolder = childFolders.next();
    var contents = childFolder.getFiles();
    
    var file;
    var name;
    var link;
    var row;
    while(contents.hasNext()) {
      file = contents.next();
      name = file.getName();
      link = file.getUrl();
      sheet.appendRow( [name, link] );     
    }
  } 
};

Tổng kết

Bài viết này mình đã hướng dẫn cách để trích xuất danh sách file trong một thư mục nào đó trên Google Drive vào Google Sheets. Sau đó bạn có thể save thành tập tin excel và lưu về máy tính của bạn nếu muốn. Hoặc tuỳ theo nhu cầu và mục đích của bạn mà có thể thêm hoặc bớt các thông tin khác liên quan đến các tập tin.