Bài 08 – Cài đặt tin nhắn tự động trên trang fanpage

Trong các bài viết trước, mình đã trình bày những kiến thức cơ bản để có thể tạo và sử dụng fanpage. Qua đó mình cũng đã hướng dẫn cách thức tạo cửa hàng và đăng sản phẩm để bạn có thể bán hàng bằng fanpage. Và bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý và trả lời tin nhắn tự động trên fanpage.

Cũng lưu ý là bạn đừng nhầm lẫn bài viết này với chatbot bạn nhé. Bài viết này chỉ hướng dẫn bạn một số thao tác cơ bản để quản lý tin nhắn trên fanpage được hiệu quả. Đối với chatbot thì mình sẽ có một chủ đề giành riêng.

Cài đặt và quản lý tin nhắn

Đầu tiên mình sẽ hướng dẫn bạn cách thức cài đặt và quản lý tin nhắn cho fanpage đã nhé. Bạn hãy vào Cài đặt ➜ Nhắn tin như hình bên dưới:

Đây chính là màn hình giúp bạn quản lý cài đặt chức năng nhắn tin cho fanpage của bạn. Tại đây, bạn sẽ thấy có 02 phần “Cài đặt chung” và “Hỗ trợ phản hồi”. Vậy thì, trước tiên mình hãy cùng nhau tìm hiểu phần “Cài đặt chung” trước đã nhé.

Bạn cuộn xuống dưới, sẽ thấy phần “Cài đặt chung” có 03 tuỳ chọn như sau:
Trong 03 tuỳ chọn ở hình trên, theo cá nhân mình thì bạn bên bật “On” hết lên. Bởi đây là những tuỳ chọn rất có ích để tăng độ trải nghiệm cho bạn và khách hàng khi nhắn tin. Với mỗi một tuỳ chọn đều được facebook giải thích khá rõ ràng. Do đó mình nghĩ bạn cũng hiểu ý nghĩa của từng tuỳ chọn vì vậy phần này mình cũng không đề cập quá nhiều.

Trả lời tin nhắn tự động

Bên cạnh phần “Cài đặt chung”, facebook còn cung cấp cho bạn một số tuỳ chọn để giúp bạn cấu hình trả lời tin nhắn tự động. Để sử dụng chức năng này, bạn hãy cuộn xuống phần “Hỗ trợ phản hồi“. Tại đây, bạn sẽ có giao diện như sau:

Thời điểm viết bài, có lẽ facebook đang cập nhật nên giao diện chưa được Việt hoá hết nên bạn xem tạm hình trên nhé. Trong phần này có 04 tuỳ chọn cho bạn, ý nghĩa của từng tuỳ chọn như sau:

Gửi câu trả lời nhanh cho bất kỳ ai nhắn tin cho Trang

Tương ứng với “Send instant replies to anyone who messages your Page” ở hình trên. Đây là tuỳ chọn giúp bạn soạn sẵn một câu trả lời nào đó khi có ai nhắn tin trên fanpage của bạn. Và câu trả lời bạn soạn ở đây sẽ tự động được facebook trả lời thay cho bạn.

Thông thường chúng ta sẽ soạn câu chảo hỏi trong phần này. Điều này sẽ giúp cho khách hàng của bạn có cảm giác được quan tâm hơn và tiết kiệm thời gian cho bạn hơn. Để sử dụng tuỳ chọn này, bạn chỉ cần bật tuỳ chọn sang trang thái “On“.

Từ hình trên, bạn có thể thấy rằng facebook đã soạn sẵn cho bạn một câu trả lời. Nếu bạn không thích câu trả lời này thì bạn có thể chọn “Thay đổi” để sửa lại nội dung theo ý của bạn. Giao diện sẽ trông như thế này:
Ở trên, mình đã thay đổi nội dung câu trả lời thành nội dung mới. Nhưng bạn hãy để ý kỹ trong câu trả lời của mình có tên của khách hàng. Có thể bạn sẽ thắc mắc là làm sao chúng ta biết khách hàng nào mà gắn tên vào? Đừng lo gì nhé, mọi thứ đã được facebook hỗ trợ sẵn cho chúng ta rồi. Trong giao diện trên có chức năng “Tuỳ chỉnh câu trả lời”, đây chính là công cụ mà facebook hỗ trợ chúng ta chèn thêm thông tin đấy bạn. Các thông tin bạn có thể chèn thêm như sau:
Đến đây thì mọi chuyện có vẻ đã rõ ràng và dễ hiểu hơn rồi phải không nào? Kết quả cuối cùng bạn sẽ nhận được như thế này:

Rất tuyệt vời và rất tiện phải không nào. Tương tự, chúng ta hãy tìm hiểu các tuỳ chọn tiếp theo nhé.

Show response Time

Đây là tuỳ chọn giúp bạn hiển thị một thông điệp thông báo cho khách hàng biết khoảng thời gian chờ để bạn có thể trả lời. Điều này sẽ giúp bạn giữ chân được khách hàng tốt hơn. Tuỳ chọn này khá đơn giản và có giao diện như sau:
Nhìn giao diện trên thì mình nghĩ là bạn đã biết phải làm gì rồi phải không nào? Hãy chọn cho mình một khoảng thời gian hợp lý với khả năng của bạn. Chỉ thế, mỗi khi khách hàng nhắn tin, giao diện nhắn tin sẽ hiển thị thêm nội dung như thế này:

Duy trì trạng thái tích cực khi bạn không thể truy cập máy tính hoặc điện thoại

Đây là tuỳ chọn giúp bạn gửi một tin nhắn tới khách hàng khi bạn không online. Tuỳ chọn này sẽ giúp bạn trấn an khách hàng trong thời gian mà bạn không thể online để trả lời trực tiếp. Để sử dụng, bạn chỉ cần bật “On” cho tuỳ chọn này như sau:

Bạn cũng có thể thay đổi nội dung nếu muốn bằng cách click vào “Thay đổi”. Các thao tác thay đổi cũng sẽ tương tự ở trên nên mình sẽ không trình bày lại nữa.

Hiển thị lời chào trên Messenger

Đây là tuỳ chọn giúp bạn gửi một tin nhắn tự động tới khách hàng khi lần đầu tiên nhắn tin tới fanpage của bạn. Để sử dụng, bạn cũng chỉ cần bật “On” cho tuỳ chọn này như các trường hợp trước:
Bạn cũng có thể thay đổi nội dung nếu muốn bằng cách click vào “Thay đổi”. Các thao tác thay đổi cũng sẽ tương tự ở trên nên mình sẽ không trình bày lại nữa.

Soạn và sử dụng các câu trả lời có sẵn

Cũng nhân tiện trong bài viết này, mình cũng sẽ hướng dẫn bạn cách để soạn và quản lý các câu trả lời có sẵn. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trả lời khách hàng bằng cách chọn những câu trả lời mà bạn đã tạo ra sẵn trước đó. Qua đó cũng giúp khách hàng nhanh chóng có được lời giải đáp cho vấn đề của mình.

Để sử dụng chức năng này, bạn hãy thực hiện tuần tự theo các bước như hình dưới đây.
Lưu ý là bạn hãy chọn đại một tin nhắn bất kỳ trong danh sách hộp thư của bạn. Nếu bạn không có tin nhắn nào thì hãy tự tạo ra một tin nhắn. Làm đúng các bước trên, bạn sẽ có một giao diện như thế này:

Đây chính là danh sách các câu trả lời có sẵn của bạn. Nếu khách hàng hỏi vấn đề nào mà bạn đã chuẩn bị trước câu trả lời, thì tại đây bạn chỉ cần chọn câu trả lời tương ứng mà thôi. Vừa tiết kiệm thời gian gõ lại câu trả lời, vừa nhanh chóng và đỡ cho khách hàng của bạn phải chờ đợi lâu.

Để quản lý các câu trả lời (thêm / xoá / sửa câu trả lời), bạn hãy chọn “Quản lý câu trả lời” như hình ở trên. Lúc này bạn sẽ có giao diện quản lý thế này:

Thêm câu trả lời mới

Để thêm câu trả lời mới, bạn hãy click vào button “Tạo câu trả lời” ở hình trên. Bạn sẽ được giao diện như thế này:

Bạn hãy soạn thảo câu trả lời theo kịch bản mà mình đã dự định. Giao diện trên cũng khá đơn giản và trực quan, nên mình nghĩ là nhìn vào bạn cũng có thể hiểu ngày cần thao tác như thế nào phải không?

Sửa / xoá câu trả lời đã có

Việc sửa và xoá câu trả lời đã có cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn câu trả lời đã có trong màn hình “Quản lý câu trả lời” ở trên để sửa hoặc xoá. Giao diện của câu trả lời sẽ như thế này:

Chỉ thế thôi bạn ạ, rất đơn giản phải không nào? Mình tin là bạn có thể thao tác và làm lại được hết các nội dung này.

Tổng kết

Bài viết này mình đã hướng dẫn bạn các thao tác liên quan đến chức năng nhắn tin trên fanpage. Bạn thấy đấy, các thao tác trong bài viết rất đơn giản và rất dễ làm phải không? Vì vậy bạn hãy cố gắng tận dụng tính năng này để việc chăm sóc và hỗ trợ khách hàng của bạn nhẹ nhàng hơn và chuyên nghiệp hơn.